Le télésecrétariat, parfois appelé la permanence téléphonique, est une activité de secrétariat exercée à distance. Les télésecrétaires sous-traitent avec des entreprises clientes pour la gestion de leurs flux téléphoniques. En principe, le secrétariat d’une entreprise est géré par des employés internes. Mais depuis la naissance du télésecrétariat, la majorité des entreprises externalisent ce service pour diverses raisons. Et cet article énumère 4 d’entre elles.
Pour améliorer la qualité de vos services
Une entreprise peut recevoir, en fonction de sa taille, des dizaines, voir des centaines de clients par jour au téléphone. Ceux-ci appellent en général pour exprimer des besoins ou pour demander de l’assistance. Plus le flux est intense, plus sa gestion est complexe. Dans ces circonstances, opter pour le télésecrétariat prend tout son sens. En effet, la structure de télésecrétariat met à votre service du personnel selon la taille de votre entreprise. Ces professionnels du domaine vous garantissent une meilleure gestion du flux et un accueil professionnel.
Aussi, l’on vous propose du personnel en fonction de votre domaine d’activité pour une prise en charge optimale de la clientèle. Si vous êtes une entreprise exerçant dans le domaine de la santé par exemple, la société ne vous affiliera que des télésecretaires dotés d’une bonne notion du domaine
Pour faire des économies
Opter pour le télésecrétariat, c’est aussi se donner la possibilité de faire des économies. Dans la pratique, vous déléguez la gestion de vos appels à une agence indépendante. De ce fait, vous réduisez les tâches de plusieurs agents. Une action qui peut vous permettre de gagner beaucoup de temps dans le travail. De l’autre côté, vous n’aurez pas besoin d’employer un personnel pour se charger de la gestion de votre flux téléphonique. Suivant cet aspect, vous êtes susceptible d’économiser d’importantes ressources financières. Ainsi, vous serez épargné :
- des paiements des salaires de vos secrétaires ;
- des versements des charges sociales ;
- d’autres obligations.
Pour optimiser l’espace de travail
Le télésecrétariat permet d’optimiser l’espace de travail au sein de votre local. Cette option est très efficace pour les jeunes entreprises. Effectivement, toutes ces nouvelles sociétés n’ont pas les moyens d’avoir un vaste espace de travail. Et comme indiqué précédemment, opter pour le télésecrétariat vous épargne du recrutement d’un personnel pour la gestion de vos appels. Par conséquent, avec un effectif réduit d’employés, vous pourrez vous installer dans un petit ou moyen cadre.
Pour soigner votre image
Avoir une bonne réputation est l’une des qualités que toute entreprise recherche. Cela s’acquiert de diverses manières, et la qualité du service téléphonique en fait partie. Suivant cet aspect, il faut dire qu’opter pour le télésecrétariat est l’une des meilleures solutions. Grâce à cela, si l’un de vos services présente une faille, vous arriverez à très vite le gérer. Avec la promptitude des télésecrétaires, vos clients pourront repartir le cœur net. De même, l’agence de télésecrétariat pourra établir un rapport sur l’ensemble des causes des appels pour vous permettre de connaître vos failles et vite les réparer. Votre capacité à vous racheter promptement auprès des clients peut soigner votre image.